訪日客への免税販売における電子記録の義務化と対応方法

免税販売の電子記録義務化の概要

消費税免除販売を行う店舗は、購入者のパスポート情報・購入品目・金額・日付などを含む「購入記録情報」を電子的に作成し、免税管理システムへ送信する義務があります。この義務は2018年以降段階的に適用が進められてきました。

電子記録の送信先は国税庁が管轄する免税管理システムです。店舗は免税システムや対応したPOSレジを通じてデータを送信します。

電子記録の義務を怠ったり、虚偽の記録を送信したりすることは、免除販売の許可取り消しや不正として処理されるリスクがあります。正確な記録管理が求められます。

電子記録に対応したシステムの選び方

購入記録情報の電子送信に対応した免税システムの導入が必要です。各社から提供されるシステムの機能・費用・サポート体制を比較して選定しましょう。

POSレジとの連携ができるシステムを選ぶことで、通常の販売管理と免除販売管理を一体化できます。二重入力の手間を省き、ミスを減らすことができます。

パスポートリーダーを組み合わせることで、パスポート情報の自動読み取りが可能になります。手入力によるミスを防ぐ効果があります。

電子記録の作成・送信における注意点

記録の送信は購入時にリアルタイムで行うことが原則です。送信漏れや遅延が生じないよう、業務フローの中で送信確認の手順を組み込んでおきましょう。

インターネット接続が必要なシステムを利用する場合、通信障害時のバックアップ手順も事前に確認しておくことが重要です。

記録データは原則として７年間保存が必要です。データの保存容量・バックアップ体制を適切に整備してください。

2026年制度改正後の電子記録の変化

2026年11月のリファンド方式移行後は、購入記録情報に加えて税関確認情報（出国時の持ち出し確認情報）も受信・保管が必要になります。電子的な情報管理の重要性がさらに高まります。

承認送信事業者と連携することで、税関確認情報の受信と返金処理を自動化できます。現在の免税システムが新制度に対応しているか、事業者に確認しておきましょう。

制度改正に向けた準備を早めに始めることで、移行時の混乱を防ぎ、スムーズな運用継続が可能になります。