免税システムの導入とは？仕組み・流れ・費用と2026年の制度改正まで解説

免税システムとは？導入が必要な理由

免税システムとは、免税販売を行う際に、購入者のパスポート情報と購入記録情報（品目、数量、金額など）を読み取り、インターネット回線などを通じて国税庁の免税販売管理システムへ送信する仕組みです。従来は購入記録票や購入者誓約書といった紙の書類を作成していましたが、2021年10月1日からは免税販売手続きが完全に電子化され、紙による手続きはできなくなりました。

そのため、訪日外国人旅行者へ免税販売を行う輸出物品販売場、いわゆる免税店として営業するには、免税システムの導入が前提になります。手続きが電子化されたことで、店舗側は書類の作成や保管の負担が減り、観光客もスムーズに買物ができるようになったと言われています。

たとえば、観光地のドラッグストアや土産物店では、レジに外国人旅行者が並ぶ場面が増えています。免税システムを導入していれば、パスポートをスキャンして購入情報をひも付け、そのまま国税庁へ送信する流れを短時間で完了できます。紙の書類に手書きで転記していた時代と比べ、会計にかかる時間を抑えられ、レジ前の混雑をやわらげる効果も期待できると考えられます。

免税システムの主なタイプ

免税システムには、店舗の規模や業態に応じていくつかのタイプがあります。導入を検討する際は、自店の運用に合うものを見極めることが大切だと考えられます。

• スマートフォンやタブレットにアプリを入れて使うタイプ：専用端末が不要で、手軽に始めやすい

• POSレジ一体型のタイプ：会計と免税手続きを一度に処理でき、業務を効率化しやすい

• 専用端末型のタイプ：免税販売の件数が多い店舗や、安定した運用を重視する店舗に向く

いずれのタイプでも、パスポートの読み取り、購入記録情報の送信、多言語での手続き案内といった基本機能はそろっていることが多いと考えられます。一方で、POSレジや決済端末との連携、売上分析などの機能は、サービスによって対応の幅が異なります。

免税対象になる商品と店舗の例

免税の対象になる商品は、衣類や家電、かばんなどの一般物品と、化粧品や食品、医薬品などの消耗品に大きく分かれます。たとえば家電量販店では一般物品、ドラッグストアでは消耗品の販売が中心になるなど、業態によって扱う免税対象が異なります。免税システムは、こうした商品区分や購入金額の条件を踏まえて購入記録情報を作成するため、業態に合ったシステムを選ぶことが運用のしやすさにつながると考えられます。

また、百貨店やショッピングモールのように複数のテナントが入る施設では、各店舗が個別に手続きを行うのではなく、施設内の免税カウンターで一括して手続きを行う方式が使われることもあります。自店がどのような形で免税販売を行うのかによって、必要なシステムの形も変わってきます。

免税システム導入の流れ

免税システムの導入は、おおむね次のような流れで進みます。申請から運用開始まで、計画的に準備を進めることが大切です。

• 許可の条件を満たしているか確認する

• 店舗の所在地を管轄する税務署へ輸出物品販売場許可申請書を提出する

• 購入記録情報提供方法等届出書を提出する

• 国税庁に登録された承認送信事業者の免税システムを選び、契約する

• パスポートの読み取り機器や端末を準備し、運用を開始する

申請にあたっては、販売場の見取図などの添付書類が必要になる場合があります。あらかじめ必要な書類を確認しておくと、手続きがスムーズに進むと考えられます。

免税システム導入にかかる費用の考え方

免税システムの導入にかかる費用は、大きく初期費用、月額のランニングコスト、手数料や機器費用などの追加コストに分けられます。サービスによっては初期費用と月額費用がともに無料のものもありますが、決済手数料や機器のレンタル費用が別途かかる場合もあります。そのため、表示されている価格だけでなく、総額で比較することが大切だと考えられます。また、既存のレジや決済端末を活用できるシステムを選ぶと、新たな設備投資を抑えられる場合があります。自店に必要な機能を見極め、過不足のないサービスを選ぶことが、コストの最適化につながると考えられます。

2026年の制度改正と免税システム導入の関係

2026年11月1日からは、免税制度が大きく改正されます。これまでは購入時点で消費税が免除される購入時免税でしたが、新しいリファンド方式では、いったん消費税込みの価格で販売し、出国時に税関で持ち出しが確認されたあとに消費税相当額を返金する流れに変わります。

この改正により、店舗には返金対応や税関確認情報の受領といった新しい業務が加わります。これから免税システムを導入する場合は、リファンド方式に対応しているかをあらかじめ確認しておくことが重要だと考えられます。すでに導入している店舗も、利用中の承認送信事業者に対応状況を確認しておくと安心です。

免税システムを選ぶときのポイント

免税システムを導入する際は、次の観点で比較すると、自店に合ったサービスを選びやすくなると考えられます。

• 国税庁に登録された承認送信事業者であるか

• 2026年のリファンド方式に対応しているか

• 初期費用と月額費用、手数料の総額が明確か

• 既存のPOSレジや決済端末と連携できるか

• 多言語対応やサポート体制が充実しているか

免税システム導入でよくある疑問

免税システムの導入を検討する際には、いくつかの疑問が生じやすいものです。たとえば、導入してから運用を始めるまでにどのくらいの期間がかかるのかという点です。税務署への申請や審査に一定の時間がかかるため、免税販売を始めたい時期から逆算して、余裕をもって準備を進めることが大切だと考えられます。

また、すでに使っているレジや決済端末をそのまま活用できるのかという疑問もよく聞かれます。これはシステムによって異なり、既存のPOSレジと連携できるものもあれば、独立して動くものもあります。導入後の運用をイメージしながら、自店の環境に合うかを確認しておくとよいでしょう。スタッフが無理なく使えるよう、操作のわかりやすさやサポート体制も判断材料になると考えられます。

まとめ

免税システムの導入は、訪日外国人旅行者への販売機会を広げるうえで欠かせない取り組みです。仕組みや導入の流れ、費用の考え方を理解したうえで、2026年11月1日からのリファンド方式にも対応できるシステムを選ぶことが、スムーズな運用のカギになると考えられます。自店の規模や業態に合ったシステムを見極め、計画的に準備を進めていきましょう。